Erfassung, Verwaltung, Suche, Verteilung und Archivierung von elektronischen Dokumenten; Grundlagen, Konzepte; Funktionen; Projekt-Leitfaden - Konzeption, Auswahl, Implementierung, Einführung; Anwendungsbereiche, Best-Practice; Anbieter, Produkte, Markt; Potentiale, Wirtschaftlichkeit, Kosten/Nutzen

Die optimale Verwaltung, Suche und Ablage von Dokumenten ist in vielen Unternehmen zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Die Implementierung elektronischer Dokumente verspricht eine hohe Wirtschaftlichkeit sowie eine noch stärkere Fokussierung auf das Kerngeschäft bzw. eine Abkehr weg von den typisch hohen „Handling-Aufwänden“ von Papierdokumenten. Enterprise-Content-Management als Gesamtkonzept sowie konkret Dokumenten-Management, Workflow-Management und Archivierung sind die technischen Konzepte und davorstehenden IT-Systeme, um Unternehmen wirkungsvoll beim Umgang und der Ablage von elektronischen Dokumenten zu unterstützen. Mittels dieses Seminars sind Sie in der Lage, Projekte in den Fachabteilungen und im Unternehmen zu konzipieren, Produkte und Lösungen fachlich aktuell zu bewerten und zu implementieren sowie in den Betrieb überzuführen.

Dieses Intensiv-Seminar gibt einen Überblick über die Funktionsweise, die Konzeption, die Projektumsetzung sowie die am Markt befindlichen Systeme zum Management, der Verteilung, Suche und der Archivierung von elektronischen Dokumenten im Unternehmen. Die inhaltlichen Schwerpunkte sind:

• Enterprise-Content-Management (ECM) im Überblick: 
Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver
• Das elektronische Dokument im Unternehmen: 
Konzeption, Implementierung, Anwendung
• Best-Practice-Projekte im Überblick - ECM-Pattern:
ER-Verarbeitung, Personalakt, E-Mail-Archivierung, DM im Büro, File-Server-Ablöse, ERP-Archivierung,...
• Funktionsweise moderner DM- und Archivsysteme im Detail
• Speicherung und Archivierung: Nutzung bestehender Storage-Systeme, Archiv-Hardware, neue WORM-Systeme
• Archivierung von Ausgangsdokumenten (COLD/ERM), Erfassung von Massen-Output
• Rechtliche Aspekte, Dokumenten- und Archivformate
• Analyse, Modellierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen mittels Workflow-Management
• Aufbau einer Projekt-Roadmap sowie einer Rahmenarchitektur
• Projektleitfaden für die Analyse, Konzeption, Auswahl, Implementierung und Einführung
• Marktübersicht international und national:
Anbieter, Produkte, Vorstellung der aktuellen Marktstudie
• Erfolgsfaktoren und Wirtschaftlichkeit:
Bewertung, Kosten-Nutzen-Analyse, Benchmark

Sie sollten teilnehmen, wenn...

• Sie die Grundlagen von Enterprise-Content-Management sowie Dokumenten-Management und Archivierung kennen lernen wollen
• Sie sich mit den Technologien, Funktionalitäten und Lösungsangeboten zur Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie Workflow-Management vertraut machen wollen
• Sie daran denken, eine DM- oder Archivierungslösung einzuführen und vorab eine Orientierung bezüglich der Konzeption suchen
• Sie sich gerade in einem Auswahlprozess befinden und Informationen bzw. Fakten für Ihre Ausschreibung suchen
• Sie ein DM- oder Archivierungsprojekt beginnen und eine System-/Architekturauswahl vornehmen müssen
• Sie die Anforderungen an ein ECM-Projekt analysieren und dokumentieren müssen und nach einem geeigneten Vorgehensmodell und entsprechenden Beschreibungsmethoden suchen
• Sie sich ein detailliertes Bild über die Projektabwicklung und die dabei notwendigen Phasen und Aktivitäten machen wollen
• Sie die Softwarelösungen in den Fachabteilungen mit Features der elektronischen Dokumentenverwaltung und Archivierung bzw. von Enterprise-Content-Management erweitern wollen
• Sie IT-Berater oder Softwareanbieter sind und Ihr Leistungsportfolio in Richtung Dokumenten-Management und Archivierung erweitern wollen
• Sie sich einen Überblick über den Anbietermarkt in Österreich sowie die Funktionen marktführender Systeme/Produkte verschaffen wollen

Agenda

Vormittag

• Enterprise-Content-Management: Überblick und Grundlagen
• Positionierung von DM und Archivierung im Gesamtkontext
• Darstellung des kompletten Dokumenten-Life-Cycle (Erfassung, Klassifikation, Verwaltung, Suche, Verteilung, Speicherung, Archivierung, Ausgabe)
• Klassifikation von Dokumenten bei der Erfassung; Taxonomie, Beschlagwortung, Indexierung, Typenbildung; Anforderungen an Systeme
• Einbindung von „Papier-Dokumenten“ und E-Mails in die IT-gestützte Geschäftsprozessabwicklung (Scanning, Imaging, OCR, E-Mail-Management,...)
• Archivierung von Ausgangsdokumenten und Massen-Output, COLD/ERM
• Speichertechnologien und Storage-Systeme: Funktionsweisen, Nutzung bestehender Systeme (SAN,...), neue WORM-Technologien wie CAS-Laufwerke
• Enterprise-Search: Architekturen und Funktionsweise
• Funktionsweise moderner ECM-Systeme (DM, Archiv, Workflow,...) im Detail (inkl. Vorstellung von Kriterienkatalogen)
• Rechtliche Aspekte: Compliance, Prüfungsrelevanz elektronischer Dokumente
• Die Formatfrage: PDF/A als neues Archivformat und Vergleich zu bisherigen Formaten zu berücksichtigende IT-Standards im Umfeld elektronischer Dokumente
• Workflow-Management: Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen; organisatorische Aspekte und Auswirkungen, Ausblick auf das BPM-Gesamtszenario
• Records-Management: Elektronische Akten im Unternehmen - Bündelung von Dokumenten zu einem Geschäftsfall
• Einfluss von Web 2.0 Technologien und Anwendungsszenarien: Social Media (Facebook,...), Wiki, Weblog und Co
• Open-Source-Software zum Dokumenten-Management: Funktionalitäten, Vergleich zu kommerziellen Systemen und Systemübersicht
• ECM in der Cloud - Potenziale und Rahmenbedingungen

Nachmittag

• Projektszenarien anhand von Best-Practice-Anwendungen (ECM-Pattern): Eingangsrechnungserfassung, elektronischer Posteingang, ERP-Archivierung, E-Mail-Archivierung, DM im Büro, Ablöse File-Server, elektronischer Personalakt, IT-gestützte Compliance-Vorhaben,...
• Projektleitfaden zur optimalen Planung, Konzeption und Umsetzung anhand einer praxiserprobten Vorgehensweise
• Aufbau einer kurz-, mittel- und langfristigen Projektroadmap zur Planung und Darstellung für das Management
• Definition einer ganzheitlichen Rahmenarchitektur, Anforderungen an Standardsoftware, Integration mit Fachanwendungen, Aufbau eines n-Tier-Modells, Einfluss von SOA, ECM in der Cloud
• Anforderungsspezifikation und Pflichtenheft: Analyse, Dokumentenaufbau, Aktenstrukturen, Verifikation gegenüber den Anwendererwartungen
• Vorgehensweise und Rahmenbedingungen bei der Auswahl und Ausschreibung
• Implementierung: Abnahmeverfahren, Projektmanagement, kontinuierliche Erweiterung und Verbesserung von Anwendungen
• Erfassung (Nacherfassung) von Altbeständen: Vorgehensweise, Tools, Grenzen
• Der Anbieter-Markt in A: Anbieter national und international, Systeme im Vergleich; Hinweise auf die aktuelle ECM-Anbieterevaluierung von Pitschek+Partner
• Bewertung der Wirtschaftlichkeit: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI-Betrachtungen, SWOT-Analysen von System-Szenarien
• Risiken und Erfolgsfaktoren bei der Projektierung

Referent

Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge. In seiner Funktion als ECM-Berater und Management-Coach hat er eine Vielzahl namhafter Projekte begleitet.

Anmeldung und Preise

Seminargebühr

• 480,00 EUR für Anwender
• 590,00 EUR für IT-Anbieter/Dienstleister (Produkt- und/oder Lösungsanbieter sowie Berater im IT-Bereich)

Alle Preise zzgl. 20% MWSt. Die Seminargebühr beinhaltet die elektronischen Seminarunterlagen (Download vor/während/nach der Veranstaltung - nach erfolgter Bezahlung), Erfrischungsgetränke und Mittagessen. Die Seminarunterlagen (ca. 200 Seiten) umfassen die Präsentationsunterlagen, Checklisten, ECM-relevante Mindmaps, Musterdokumente und ein umfassendes Verzeichnis von Weblinks.

Auskunft und Anmeldung

Pitschek+Partner, Feldhofgasse 45, 9020 Klagenfurt am Wörthersee
Tel: +43 (664) 4444666, Fax: +43 (664) 743070774, E-Mail: events@pitschek.com, Web: www.pitschek.com

Anmeldeschluss ist jeweils 10 Tage vor Veranstaltungstermin. Die Seminargebühr ist nach Erhalt der Rechnung umgehend zu überweisen. Bitte haben Sie Verständnis, dass bei Stornierung Ihrer Anmeldung nach Anmeldeschluss 50% der fälligen Seminargebühr in Rechnung gestellt wird. Eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers ist jedoch selbstverständlich jederzeit möglich.

Erst nach Bestätigung der Anmeldung durch uns ist die Teilnahme als endgültig zu betrachten.