Analyse, Konzeption, Implementierung und Einführung von dokumentenorientierten IT-Anwendungen; Enterprise-Content-Management erfolgreich im Unternehmen umsetzen; Technische Architekturen; Konzepte, Anforderungen, Spezifikationen; Anwendungen und Best-Practice; Technische und organisatorische Umsetzung; Produkte und Anwendungen
Enterprise-Content-Management und damit verbunden die Kernthemen Dokumenten-Management, Suche, Archivierung, Workflow und Records-Management erfordern besondere Vorgehensweisen, Methoden und Planungsvorkehrungen zur erfolgreichen Abwicklung eines entsprechenden IT- und Organisationsprojektes. Dieses Seminar versteht sich als Leitfaden für die erfolgreiche Analyse, Konzeption, Auswahl, Implementierung und Einführung von dokumenten- und prozessorientieren IT-Projekten.
Dabei sind die Schwerpunkte nicht nur im rein technischen Umfeld zu suchen. Insbesondere die richtige Umsetzungsplanung (Roadmap), das Anforderungsmanagement, die Analyse/Konzeption sowie aber auch die Einführungsstrategie und parallel durchzuführende Organisationsänderungen beeinflussen den Erfolg eines ECM/DM-Projektes maßgeblich. Gemäß des Leitsatzes - Strategie vor Organisation vor Technik - sind ECM/DM-Projekte interdisziplinäre Vorhaben, welche jede Menge Know-how, Projekterfahrung und Technologie-Kompetenz erfordern.
Dieses Intensiv-Seminar präsentiert einen detaillierten Leitfaden für eine erfolgreiche Umsetzung eines ECM/DM-Projektes im Unternehmen. Die inhaltlichen Schwerpunkte sind:
- Betrachtung des kompletten Life-Cycles eines ECM-Projektes
- Enterprise-Content-Management (ECM) im Überblick: Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver
- Die ECM-Roadmap: Kurz-, mittel- und langfristige Planung und Budgetierung von ECM-Vorhaben
- Die ECM-Rahmenarchitektur: Technische und funktionale Anforderungen an Produkte/Lösungen für eine tragfähige Basis zukünftiger ECM-Anwendungen
- Trends und deren Einflüsse auf eine ECM-Strategie: Cloud-Computing, Social Media, Communities
- Analyse von Dokumenten, Metadaten, Ablagen, Archiven, Workflows und Akten (Records): Verfahren, Methoden und Tools
- Konzeption moderner ECM-Lösungen: Aufbau und Inhalt eines Pflichtenheftes (Soll-Spezifikation)
- Beispiele und Musterlösungen von ECM-Anwendungen (ECM-Patterns)
- Auswahl und Ausschreibung - Kriterienkataloge, Verfahren, aktuelle Marktsituation in Österreich
- Implementierung - Pilotprojektierung, Prototyping, Abnahme
- Organisatorische und technische Einführung, Betriebskonzepte, Schulung und Reorganisations-Management
Sie sollten teilnehmen, wenn...
- Sie die Grundlagen von Enterprise-Content-Management sowie Dokumenten-Management und Archivierung kennen lernen wollen
- Sie sich mit den Technologien, Funktionalitäten und Lösungsangeboten zur Dokumentenverwaltung und -archivierung vertraut machen wollen
- Sie gerade einen Start eines ECM-Vorhabens planen und nach Informationen suchen, um Ihr Management und die Fachabteilungen optimal zu involvieren
- Sie daran denken, eine DM- oder Archivierungslösung einzuführen und vorab eine Orientierung bezüglich der Projektabwicklung suchen
- Sie sich gerade in einem Auswahlprozess befinden und Informationen bzw. Methoden für Ihre Ausschreibung suchen
- Sie ein DM- oder Archivierungsprojekt beginnen und eine System-/Architekturauswahl vornehmen müssen
- Sie die Anforderungen an ein DM- und Archiv-Projekt analysieren und dokumentieren müssen und nach einem geeigneten Vorgehensmodell und entsprechenden Beschreibungsmethoden suchen
- Sie sich ein detailliertes Bild über die Projektabwicklung und die dabei notwendigen Phasen und Aktivitäten machen wollen
- Sie die Softwarelösungen in den Fachabteilungen mit Features der elektronischen Dokumentenverwaltung und Archivierung erweitern und ein entsprechendes Fachkonzept anfertigen wollen
- Sie sich einen Überblick über den Anbietermarkt in Österreich sowie die Funktionen marktführender Systeme/Produkte verschaffen wollen
Agenda
Einleitung
- Enterprise-Content-Management: Überblick und Grundlagen
- Der Life-Cycle eines ECM-Projektes im Überblick: Von der Idee zur Nutzung im Unternehmen
- Detaillierte Vorstellung der ECM-Komponenten einer ECM-Gesamtlösung
ECM im Unternehmen: Der Beginn, die Vision
- ECM-Projekte initiieren: Allgemeine Nutzen und Potenziale sowie Schwächen und Risiken von ECM-Anwendungen; Präsentation innerhalb des Unternehmens; Motivation für das Management und die Fachabteilung
- Aufbau und Rollen: Wie sieht das optimale Projektteam aus?
- Wie werden Anwender/Entscheider zu ECM-Unterstützer? Motivation, Kommunikation, vertrauensbildende Maßnahmen
- Kurz-, mittel- und langfristige Planung und Budgetierung von ECM-Vorhaben: Die ECM-Roadmap
- Bewertung der Wirtschaftlichkeit: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI-Betrachtungen, SWOT-Analysen von System-Szenarien
ECM-Rahmenarchitektur
- Planung/Konzeption einer ECM-Architektur: Unternehmensweites Content-Repository; Konzeption einer ECM-Rahmenarchitektur; Integration zu anderen IT-Systemen (ERP,...)
- Integrationsszenarien zu IT-Fachanwendungen (ERP, Office, Intranet, CAD/CAM,...) und zu marktführenden Produkten (SAP, Microsoft,...)
- Organisations-Management: Berechtigungen, Aufbau-Organisation, Rollen; Integration mit unternehmensinternen Verzeichnisdiensten (AD, LDAP)
- Berücksichtigung von Standards im ECM-Umfeld (PDF/A, BPMN, BPEL,...)
Analyse, Konzeption, Spezifikation einer ECM-Anwendung
- Anforderungsmanagement im ECM-Umfeld: Besonderheiten und umsetzbares Vorgehen
- Analyse von Dokumenten, Archiven/Ablagen, Workflows; Methoden und Tools (auch Open-Source-Varianten)
- Klassifikation, Modellierung von Taxonomien (Ontologien), Metadaten-Management
- Modellierung von Workflows; Nutzung von BPMN
- Erstellen eines ECM-Pflichtenheftes (Spezifikation): Aufbau und Inhalt
- Vorstellung von Musterlösungen (ECM Patterns): DM im Projektbereich, elektronische Akten (Personalakt, Kundenakt,...), Eingangsrechnungsverarbeitung, ERP-Archivierung, ECM im QM-Umfeld, Compliance mit ECM umsetzen,...
Auswahl, Ausschreibung, Beschaffung
- Auswahl von ECM-Systemen: Aktuelle Marktsituation in Österreich; Typische Architekturen und Funktionsumfänge moderner ECM-Produkte
- Anforderungen an ECM-Systeme im Detail: Kriterienkataloge für DM, WFM, Archivierung, RM, Scanning/Imaging, Formular-Management
- Die richtige Wahl des Ausschreibungsverfahrens; Testinstallation; "Challenger-Cups"
- Auswahl der richtigen Dienstleister zur Umsetzung einer Spezifikation
- Preis/Kosten versus Funktionalität und Umsetzungsqualifikation
- Gestaltung von Lizenz-/Wartungs- und Supportverträgen
- ECM in der Cloud - Eine Betriebsvariante...?
Implementierung
- Die Feinspezifikation: Basis für die Implementierung und Abnahme - Aufbau und Inhalte; Abstimmung mit dem Pflichtenheft
- Das ECM-Pilotprojekt: Umfang, Vorgehensweise, Abnahmeverfahren, Erfolgskontrolle
- Eigenentwicklung versus Kauf von Erweiterungen
- Customizing versus Individualentwicklung: Kostentreiber oder Kostenbremse?
- Kriterien zur Wartbarkeit und Erweiterbarkeit von ECM-Anwendungen
- Abnahme der Implementierung: Zum "Endpunkt" kommen...
- Performance und Ausfallssicherheit: Typische Szenarien aus der Praxis
Einführung
- Internes Projekt-Marketing: Intranet, Blog, Info-Material, Präsentationen
- Einführung der ECM-Lösung in Stufen und Schritten
- Organisatorische Änderungen begleitend einführen (Change-Management)
- Planung der Schulungsmaßnahmen; Aufbau von Schulungsunterlagen; Multimediales Schulungsmaterial (Screencast,...)
- Interner Support von ECM-Anwendungen
Laufende Erweiterungen/Anpassungen
- Customizing versus Zusatzentwicklungen: Wie weit geht die Anpassung, wann muss programmiert werden? Kostenfalle Erweiterung?
- Nutzung von AddOns zu ECM-Produkten: Auswahlkriterien, Release-Management
- Inhouse-Anpassung versus Fremdvergabe
- Auswirkungen auf die Architekturentscheidungen
Erfolgskontrolle
- Kriterien einer erfolgreichen ECM-Umsetzung; Kennzahlen
- Benchmarking (mit vergleichbaren Szenarien, Branchen)
Migration bestehender mit neuen ECM-Lösungen
- Typische Migrationsszenarien (E-Mail-Archivierung, ERP-Archivierung,...)
- Migration von Berechtigungen, Dokumenten, Workflows
Referent
Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit über 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge. In seiner Funktion als ECM-Berater und Management-Coach hat er eine Vielzahl namhafter Projekte begleitet.
Anmeldung und Preise
Diese Veranstaltung findet laufend statt. Die konkreten Termine und Veranstaltungsorte finden Sie im Veranstaltungsbereich von Pitschek+Partner.