Enterprise-Content-Management (ECM) ist ja eigentlich ein alter Hut (sollte ich nach über 30 Jahren ECM-Fokus wissen ;-). Etabliert, läuft, notwendig. Bis auf wenige Ausnahmen gab es hier auch wenig technologische Innovation. Fast immer die selben Themen, Use-Cases – jahrelang, langweilig. Kann AI da prinzipiell frischen Wind reinbringen? Was sagt ChatGPT-4 dazu?
Prompt:
Bewerte die Möglichkeiten und Nutzen des Einsatzes von AI im ECM Bereich entlang des Lebenszyklus eines Dokumentes. Bewerte jede Möglichkeit nach Nutzen, Wirtschaftlichkeit, Komplexität.
Antwort:
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Enterprise Content Management (ECM) Bereich entlang des Lebenszyklus eines Dokumentes kann in verschiedenen Phasen eingesetzt werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie KI den Prozess verbessern kann:
Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten:
Nutzen: Durch den Einsatz von KI können Dokumente automatisch erfasst, kategorisiert und indexiert werden. Das spart Zeit und verbessert die Datenqualität.
Wirtschaftlichkeit: Die Automatisierung dieser Prozesse kann Kosten sparen, indem manuelle Arbeit reduziert und Fehler minimiert werden.
Komplexität: Die Implementierung von KI in dieser Phase kann komplex sein, da verschiedene Dokumenttypen und Datenstrukturen berücksichtigt werden müssen. Die KI muss kontinuierlich trainiert und angepasst werden, um mit neuen Dokumenttypen und Klassifikationen umzugehen.
Informationsverarbeitung und Extraktion:
Nutzen: KI kann dazu verwendet werden, um relevante Informationen aus Dokumenten zu extrahieren und zu verarbeiten. Dadurch wird der Informationsgehalt der Dokumente besser nutzbar.
Wirtschaftlichkeit: Automatisierte Informationsverarbeitung kann die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern und somit die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verbessern.
Komplexität: Die Extraktion von Informationen kann je nach Dokumenttyp und Struktur komplex sein. Es kann eine Kombination aus verschiedenen KI-Techniken, wie Natural Language Processing (NLP) und Computer Vision, erforderlich sein.
Zusammenarbeit und Workflow-Management:
Nutzen: KI kann die Zusammenarbeit verbessern, indem sie den Workflow optimiert und relevante Informationen für Teammitglieder automatisch bereitstellt.
Wirtschaftlichkeit: Eine effizientere Zusammenarbeit kann zu einer höheren Produktivität führen und somit den ROI für ECM-Systeme erhöhen.
Komplexität: Die Implementierung von KI für Zusammenarbeit und Workflow-Management kann von mittlerer bis hoher Komplexität sein, abhängig von den Anforderungen des Unternehmens und der vorhandenen IT-Infrastruktur.
Archivierung und Löschung von Dokumenten:
Nutzen: KI kann dazu verwendet werden, um die Archivierung von Dokumenten zu optimieren und Dokumente automatisch zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
Wirtschaftlichkeit: Durch die automatisierte Archivierung und Löschung von Dokumenten kann Speicherplatz gespart und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen gewährleistet werden.
Komplexität: Die Implementierung von KI in dieser Phase ist im Vergleich zu anderen Phasen eher weniger komplex. Allerdings müssen klare Regeln und Richtlinien für die Archivierung und Löschung von Dokumenten entwickelt und implementiert werden.
Insgesamt kann der Einsatz von KI im ECM-Bereich entlang des Lebenszyklus eines Dokumentes erhebliche Vorteile bieten. Die Komplexität der Implementierung variiert je nach Phase, aber die potenziellen Nutzen und wirtschaftlichen Vorteile können die Investition rechtfertigen.
OK. ECM ohne AI geht also in Zukunft gar nicht mehr. Dann lasst uns die Use-Cases neu schreiben…