Trotz des technologischen Fortschritts und der Vorteile der Digitalisierung spielt das traditionelle Papierdokument in vielen Unternehmen noch immer eine wesentliche Rolle. Die Vision des „papierlosen Büros“ wurde in den 1970er Jahren geboren und trotz ihrer Verlockung sind wir immer noch weit davon entfernt. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von rechtlichen und regulatorischen Anforderungen bis hin zu Gewohnheiten und kulturellen Präferenzen in der Arbeitsweise. Aber die Zeiten ändern sich und mit dem Aufkommen fortschrittlicher künstlicher Intelligenz (KI) Technologien sehen wir eine Beschleunigung in Richtung dieses Ziels.
Papierdokumente heute
Betrachten wir zunächst die aktuelle Situation. Papierdokumente haben trotz des digitalen Zeitalters ihren Platz in der Arbeitswelt behauptet. Sie bieten eine greifbare, physische Präsenz, die viele Menschen intuitiv und bequem finden. Sie sind auch in vielen gesetzlichen und behördlichen Kontexten unvermeidlich. Außerdem stellen sie in einigen Fällen eine sicherere, weniger anfällige Option für Datenverlust dar.
Der Weg zur Digitalisierung
Die Vorteile der Digitalisierung sind jedoch unbestreitbar. Sie ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, effizientere Prozesse und hilft, die Umweltbelastung zu reduzieren. Der Übergang zum digitalen Büro (Digital Office) ist jedoch nicht immer einfach und erfordert sowohl technologische als auch organisatorische Veränderungen.
Hier kommt die Künstliche Intelligenz ins Spiel. KI kann den Prozess der Digitalisierung erheblich erleichtern und beschleunigen. Insbesondere Technologien wie maschinelles Lernen und Natural Language Processing (NLP) haben das Potenzial, den Umgang mit Dokumenten zu revolutionieren.
KI bei der Digitalisierung: ein Schritt-für-Schritt-Ansatz
1. Dokumentenerfassung und -konvertierung: Die erste Stufe der Digitalisierung besteht in der Erfassung und Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Formate. Hier können Scantechnologien und optische Zeichenerkennung (OCR) aus dem ECM-Systemumfeld verwendet werden. KI kann diese Prozesse verbessern, indem sie die Genauigkeit der Zeichenerkennung erhöht, das Scannen von Dokumenten beschleunigt und die Ergebnisse in einen inhaltlichen Kontext bringt.
2. Dokumentenklassifizierung und -indizierung: Nach der Digitalisierung muss jedes Dokument klassifiziert und indiziert werden, um eine effiziente Speicherung und Wiederfindung zu ermöglichen. KI kann hier durch automatisierte Textanalyse und Mustererkennung helfen, den Dokumententyp samt aller relevanten Metadaten zu bestimmen.
3. Informationsgewinnung und -analyse: Schließlich kann KI dazu genutzt werden, relevante Informationen aus den digitalisierten Dokumenten zu extrahieren und zu analysieren. Dies kann von der Erkennung von typischen Metadaten (Dokumenten-Attribute), spezifischer Datenpunkte bis hin zur Analyse von Stimmungen und Trends reichen.
Handlungsanweisungen für Projektleiter
Der Übergang zu einem papierlosen Büro ist eine komplexe Aufgabe, die eine gründliche Planung und Ausführung erfordert. Hier sind einige Schritte, die Projektleiter bei diesem Übergang berücksichtigen sollten:
1. Bewertung des aktuellen Zustands: Beginnen Sie mit einer gründlichen Bewertung Ihrer aktuellen Dokumentenprozesse und -infrastruktur. Verstehen Sie, wie Dokumente derzeit erstellt, gespeichert, geteilt und genutzt werden. Auch die Modellierung von Metadaten (Modellen), Erfassung von Mengengerüsten und Compliance-Vorgaben sind durchzuführen.
2. Bestimmung der Ziele: Legen Sie klar definierte Ziele für Ihr Digitalisierungsprojekt fest. Dies kann die Reduzierung des Papierverbrauchs, die Verbesserung der Dokumentensicherheit oder die Verbesserung der Zusammenarbeit und Effizienz sein. Trennen Sie qualitative von quantitativen Zielen, wobei bei letzterem klare KPI‘s festgelegt werden sollten.
3. Auswahl der richtigen Technologien: Untersuchen Sie verschiedene KI-Technologien und wählen Sie diejenigen aus, die am besten zu Ihren Zielen und Anforderungen passen. Dies kann OCR für die Dokumentenkonvertierung, maschinelles Lernen für die Dokumentenklassifizierung oder NLP für die Textanalyse beinhalten. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die enge Integration mit einem (neuen oder bestehendem) ECM-System (Enterprise-Content-Management).
4. Implementierung und Schulung: Implementieren Sie die ausgewählten Technologien und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter angemessen geschult sind, um sie effektiv zu nutzen. Bei der Implementierung ist aktuell in vielen Fällen eine Cloud-Lösung (mit einem kompletten Lösungs-Stack inklusive z.B. ECM, KI-Services und BPM/Workflow) vorherrschend.
5. Überwachung und Anpassung: Überwachen Sie den Fortschritt des Digitalisierungsprojekts und passen Sie Ihren Ansatz bei Bedarf an. Es ist wichtig, flexibel zu bleiben und bereit zu sein, Änderungen vorzunehmen, wenn dies erforderlich ist. Dies führt unmittelbar zur Diskussion der Nutzung agiler Methoden bei solchen Vorhaben…
Agile Methoden in KI-Projekten (Richtung Paperless)
Der Weg zur vollständigen Digitalisierung ist kein linearer Prozess und erfordert eine flexible und adaptive Herangehensweise. Hier kommen agile Methoden ins Spiel. Agile Ansätze, wie Scrum oder Kanban, sind ideal für KI-Projekte, da sie iterative Entwicklung, kontinuierliches Lernen und Anpassungsfähigkeit fördern.
KI-Projekte sind oft mit Unsicherheiten und Komplexität verbunden. Es kann schwierig sein, alle Anforderungen und Probleme im Voraus zu erkennen. Agile Methoden ermöglichen es Teams, in kleinen Schritten zu arbeiten, schnelle Feedback-Schleifen zu haben und Anpassungen basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen vorzunehmen.
Agile Methoden fördern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams und mit Stakeholdern. Dies ist besonders wichtig bei KI-Projekten, wo verschiedene Fachleute – wie Datenwissenschaftler, Ingenieure und Fachexperten – eng zusammenarbeiten müssen.
Rollen im agilen KI-Projektteam
Die erfolgreiche Umsetzung eines KI-Projekts erfordert ein multidisziplinäres Team. Hier sind einige Schlüsselrollen, die in solchen Teams oft vorkommen:
– Projektleiter (eh klar): Der Projektleiter koordiniert das gesamte Team, stellt sicher, dass die Ziele erreicht werden, und fungiert als Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Team und den Stakeholdern.
– Datenwissenschaftler: Datenwissenschaftler sind für das Design und die Implementierung von KI-Modellen verantwortlich. Sie analysieren die Daten, erstellen Vorhersagemodelle und optimieren diese Modelle im Laufe der Zeit.
– Dateningenieure: Dateningenieure sind für die Dateninfrastruktur verantwortlich. Sie stellen sicher, dass die Daten ordnungsgemäß gesammelt, gespeichert und für die Datenwissenschaftler zugänglich sind.
– Business Analysten (auch eh klar): Business Analysten verstehen die Geschäftsanforderungen und übersetzen sie in technische Anforderungen. Sie helfen auch dabei, die Auswirkungen und den ROI der KI-Lösungen zu bewerten.
– Product-Owner: Der Product-Owner ist in der Regel ein Vertreter des Geschäftsbereichs, der das Produkt oder den Service nutzt, der durch das KI-Projekt verbessert wird. Sie definieren die Produktvision und priorisieren die Aufgaben basierend auf dem Geschäftswert.
– Agiler Coach oder Scrum Master: Der Agile Coach oder Scrum Master hilft dem Team, die agilen Prinzipien und Praktiken effektiv anzuwenden. Sie fördern die Teamdynamik, lösen Blockaden und helfen dem Team, kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern.
Durch die Kombination von agilen Methoden und einem multidisziplinären Team kann Ihr Unternehmen das volle Potenzial der KI-Technologie nutzen und einen erfolgreichen Übergang zu einem digitalen, papierlosen Büro erreichen. Es ist eine Reise, aber eine, die erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit bietet.
Zusammenfassung und Ausblick
Der Übergang zu einem papierlosen Büro ist eine Herausforderung, aber mit der richtigen Planung, den richtigen Technologien und einem engagierten Team ist es durchaus machbar. Das haben viele ECM-Projekte der Vergangenheit bereits bestens bewiesen. Und mit den fortschreitenden Entwicklungen in der KI-Technologie wird dieser Übergang immer umfassender, einfacher und zugänglicher. Der Weg zum papierlosen Büro ist vielleicht länger und komplizierter als ursprünglich angenommen, aber das Ziel ist in unmittelbarer Sicht und die Vorteile sind es wert, danach zu streben und es nun endgültig umzusetzen.