Enterprise Content Management (ECM) hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Es ist nicht mehr nur ein System, sondern hat sich zu einem Schlüsselkonzept entwickelt, das eine wichtige Rolle im digitalen Transformationsprozess spielt. ECM umfasst heutzutage die Methoden, Strategien und Tools zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten, die für Organisationsprozesse relevant sind.
Die verbreitetsten ECM Use-Cases kurz angerissen
ECM findet Anwendung in einer Vielzahl von Branchen und Kontexten. Einige der herausragenden (von vielen) Anwendungsfälle sind:
1. Vertragsmanagement: ECM-Systeme ermöglichen die effiziente Verwaltung von Vertragsdokumenten, indem sie den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags überwachen.
2. Rechnungsverarbeitung: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Kosten sparen und die Effizienz steigern.
3. Compliance und Risikomanagement: Mit ECM können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und Risiken effektiv managen, indem sie den Zugriff auf Dokumente kontrollieren und Audits durchführen.
Aus einer (ECM) Gesamtlösung werden ECM-Services
Die ECM-Landschaft entwickelt sich weg von monolithischen Gesamtlösungen hin zu modular aufgebauten ECM-Services. Statt ein komplettes Paket zu implementieren, können Unternehmen nun ausgewählte Dienste je nach Bedarf nutzen. Dies ermöglicht eine größere Flexibilität und Skalierbarkeit und erlaubt es den Unternehmen, ihre Lösungen individuell anzupassen und zu erweitern. Weiters können damit flexibel ECM-Services mit anderen IT-Anwendungen integriert werden.
ECM aus der Cloud
Cloud-basierte ECM-Lösungen sind auf dem Vormarsch. Sie bieten zahlreiche Vorteile wie Kosteneffizienz, Skalierbarkeit und Flexibilität. Darüber hinaus ermöglicht die Cloud den Zugriff auf Dokumente und Daten von überall und zu jeder Zeit, was besonders in Zeiten von Remote-Arbeit und verteilter Teamarbeit von Vorteil ist.
KI, RPA, BPM, Collaboration… bestimmen den neuen ECM Weg
Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA), Business Process Management (BPM) und Collaboration Tools prägen zunehmend den ECM-Weg. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Durch den Einsatz dieser Technologien wird ECM noch leistungsfähiger und vielseitiger.
Ausblick auf ECM 2025
Die Zukunft von ECM sieht daher vielversprechend aus. Ich erwarte, dass sich die Integration von KI und maschinellem Lernen weiter vertiefen wird, um Prozesse zu automatisieren und Muster in Daten zu erkennen. Zudem wird die Nutzung von ECM-Services aus der Cloud weiter zunehmen. Weiterhin ist zu erwarten, dass die Zusammenarbeit und Interaktion mit ECM-Systemen immer intuitiver und benutzerfreundlicher wird.
Eine spannende Zeit liegt vor uns, wenn man die ECM-Landschaft bis 2025 betrachtet. Prognosen zufolge wird der globale ECM-Markt bis 2025 auf 93,76 Milliarden US-Dollar anwachsen, mit einer jährlichen Wachstumsrate von 15,6%. Diese Wachstumsdynamik ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen, darunter der steigende Bedarf an Compliance-Ausrichtungen, die Notwendigkeit betrieblicher Effizienz und die zunehmende Regulierung der Datensicherheit.
Die nächste Generation von ECM wird nicht nur Softwareanwendungen umfassen, sondern vor allem strategische Ansätze zur Verwaltung von Inhalten in einer Vielzahl von Systemen und Repositories. Wir werden sehen, wie sich verschiedene Technologien und Dienste organisch zusammenfügen, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden.
Es wird erwartet, dass Unternehmen zunehmend verstehen, wo ihre Inhalte liegen und wie sie Redundanzen vermindern können. Dabei wird der Fokus von Inhaltsschwierigkeiten zu Geschäftsanforderungen verlagert, die entsprechende Inhalte betreffen. Neue Content Services Platforms (CSPs) werden digitale Transformationsbemühungen unterstützen, indem sie eine effektive Verwaltung von Inhalten ermöglichen. Es ist zu erwarten, dass verbundene Records Management Tools entstehen, die den Inhalt dort verwalten können, wo er sich befindet, anstatt ihn zu konsolidieren. Dies wird noch effektiver, wenn maschinelles Lernen „lernt“, wie man Records ohne menschlichen Input klassifiziert.
Mit anderen Worten, die Zukunft von ECM liegt in der koordinierten Anwendung verschiedener Technologien, die von Anfang an darauf ausgelegt sind, zusammenzuarbeiten. Unternehmen werden nicht länger versuchen, Produkte in das ECM-Toolset zu zwingen. Stattdessen werden sie daran arbeiten, die verschiedenen ECM-Tools so einzusetzen, dass sie die Plattformen bedienen, die die Mission und gesetzten Ziele erfüllen.
Blicken Sie daher in eine Zukunft, in der ECM nicht nur eine Technologie, sondern eine strategische Geschäftsentscheidung ist, die dabei hilft, strategische wie operative Ziele effizienter und effektiver zu erreichen.