Dokumente sind sicherlich das Herzstück vieler Unternehmen. Die Art und Weise, wie diese Dokumente gespeichert und verwaltet werden, kann den Unterschied zwischen Effizienz und Chaos ausmachen. Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf traditionelle Datei-Ablagestrukturen, um ihre Dokumente zu speichern. Aber ist das wirklich die beste Methode? Eher Nein…
Hier springt ECM (Enterprise Content Management) seit Jahren ein und verbessert die Situation drastisch. Wie, steht hier…
Nachteile des Speicherns im Filesystem
Trotz ihrer weit verbreiteten Nutzung und der vertrauten Umgebung, die File-Ablagen bieten, bringen sie eine Reihe von Nachteilen mit sich, die insbesondere in der modernen Geschäftswelt problematisch werden können:
- Unstrukturierte Daten: In Filesystemen werden Daten oft unstrukturiert gespeichert, was zu einem Durcheinander führen kann. Es ist schwierig, spezifische Informationen schnell zu finden, insbesondere in großen Unternehmen mit Tausenden von Dateien.
- Sicherheitsrisiken: Filesysteme bieten oft nicht die gleiche Sicherheitsstufe wie spezialisierte ECM-Systeme. Es besteht ein höheres Risiko für Datenverluste oder -diebstähle.
- Keine zentrale Verwaltung: In Filesystemen gibt es keine zentrale Verwaltung von Dokumenten. Dies kann zu Duplikaten, veralteten Versionen und Inkonsistenzen führen.
- Mangelnde Integration: Filesysteme sind oft nicht in andere Unternehmenssysteme integriert, was den Datenfluss und die Zusammenarbeit erschwert.
- Keine automatisierte Workflows: In Filesystemen gibt es keine Möglichkeit, automatisierte Workflows für Dokumentenfreigaben oder -überprüfungen zu erstellen.
- Mangelnde Compliance: Filesysteme bieten oft nicht die notwendigen Tools, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, insbesondere in regulierten Branchen.
Etwas operativer formuliert, sehen die Nachteile so aus:
- Unzuverlässige Ablage: Im File-System wird an einem Speicherort abgelegt. Wenn eine neue Version des Dokuments hinzugefügt wird oder das Dokument in einem anderen Ordner abgelegt wird, zeigen alle gespeicherten Adressen auf die falsche Version.
- Mehrfachkopien: Da File-Systeme häufig nach Abteilungsstrukturen verrechtet sind, werden Mehrfachkopien erstellt, um Dokumente in anderen Bereichen verfügbar zu machen.
- Keine fachlichen Attribute: Das File-System hat keine Datenbank, die die Erstellung fachlicher Attribute (Metadaten, Dokumentenklassifizierung,…) ermöglicht.
- Keine attributbasierten Zugriffsrechte: Im File-System beziehen sich die Zugriffsrechte nur auf den Ort der Ablage.
- Keine systemgestützte Versionierung: Im File-System ist die Versionierung, da nur manuell, fehleranfällig und unzuverlässig.
- Keine Suche nach Attributen: Suchen im File-System sind eingeschränkt und nicht so leistungsfähig wie in einem ECM-System.
- Keine echten digitalen Akten: In einem ECM-System können Dokumente in Aktenstrukturen abgelegt werden, die nicht starr und einfach von Mitarbeitern geändert werden können.
- Keine Schutzfunktionen: Im File-System ist es schwierig, unzulässige Manipulationen zu verhindern.
- Keine Löschfristenverwaltung: Jedes ECM-System kann Schutzfunktionen mit Zeitangaben verknüpfen (Records-Management).
Warum gibt es noch so viele File-Ablagen?
Die anhaltende Nutzung von File-Ablagen trotz der Existenz fortschrittlicherer Technologien kann auf verschiedene Faktoren zurückgeführt werden:
- Tradition und Komfort: Viele Organisationen und Einzelpersonen sind mit dem traditionellen Dateiablagensystem vertraut. Es bietet eine vertraute Umgebung, die minimale Schulung erfordert.
- Unkomplizierte Handhabung: File-Ablagen sind intuitiv und erfordern keine spezielle Schulung. Das Speichern, Organisieren und Abrufen von Dateien ist unkompliziert.
- Wirtschaftliche Überlegungen: Die Umstellung auf moderne Systeme kann finanzielle Investitionen in neue Software, Hardware und Schulungen erfordern. Einige Unternehmen könnten diese initialen Kosten scheuen.
- Integration in bestehende Prozesse: Viele ältere Geschäftssysteme sind eng mit File-Ablagen verknüpft. Ein Wechsel könnte bestehende Prozesse stören und zusätzliche Anpassungen erfordern.
- Sicherheitsbedenken: Trotz der Fortschritte in der Cloud-Sicherheit haben einige Unternehmen immer noch Bedenken, ihre Daten extern zu speichern, und ziehen es vor, sie lokal zu behalten.
- Kultureller Widerstand: Veränderungen können in Organisationen oft auf Widerstand stoßen. Das Unbekannte oder der Aufwand, neue Systeme zu lernen, kann abschreckend wirken.
Vorteile von ECM-Systemen
Während diese Gründe die Nutzung von File-Ablagen erklären können, erkennen immer mehr Unternehmen die Grenzen dieser Systeme und suchen nach effizienteren Lösungen wie eben ECM-Systeme.
- Strukturierte Datenverwaltung: ECM-Systeme bieten eine strukturierte Datenverwaltung, die das Auffinden von Informationen erleichtert.
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen: ECM-Systeme bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen, um Daten zu schützen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Zentrale Verwaltung: Mit ECM-Systemen können Unternehmen ihre Dokumente zentral verwalten, was zu mehr Konsistenz und weniger Duplikaten führt.
- Integration in andere Systeme: ECM-Systeme können leicht in andere Unternehmenssysteme integriert werden, was den Datenfluss und die Zusammenarbeit verbessert.
- Automatisierte Workflows: ECM-Systeme ermöglichen die Erstellung automatisierter Workflows, die die Effizienz steigern.
- Einhaltung von Compliance-Anforderungen: ECM-Systeme bieten Tools, um Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen zu erfüllen.
- Langfristige Ablage: ECM-Systeme bzw. deren Archivierungs- und Recordsmanagement-Komponenten können Dokumente revisionssicher und fristenorientiert aufbewahren.
Einfacher Leitfaden für den Übergang zu ECM
Durch die Integration von Mengengerüsten und Dokumentenanalyse in den Migrationsprozess können Unternehmen sicherstellen, dass sie das volle Potenzial ihres ECM-Systems ausschöpfen und gleichzeitig die Datenintegrität und -sicherheit gewährleisten. Der Übergang zu einem ECM-System erfordert zwar eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, bietet jedoch langfristig erhebliche Vorteile. Hier ein kurzer Leitfaden:
Bewertung der aktuellen Situation
- Analyse des aktuellen Filesystems: Bevor Sie den Wechsel zu einem ECM-System in Erwägung ziehen, sollten Sie eine gründliche Analyse Ihres aktuellen Filesystems durchführen. Dies beinhaltet das Verständnis der Datenstruktur, der Art der gespeicherten Dokumente und der Zugriffsrechte.
- Mengengerüst-Erfassung: Erfassen Sie die Gesamtmenge der Dokumente, ihre Größe und Typen. Dies gibt Ihnen einen Überblick über den Umfang der Migration und hilft bei der Auswahl des richtigen ECM-Systems.
Dokumentenanalyse
- Klassifizierung: Identifizieren und klassifizieren Sie Dokumente nach Typ, Abteilung, Vertraulichkeitsgrad usw. Dies erleichtert die Migration und die spätere Suche im ECM.
- Bereinigung: Entfernen Sie veraltete, irrelevante oder doppelte Dokumente. Dies reduziert den Migrationsaufwand und verbessert die Datenqualität im neuen System.
Auswahl des richtigen ECM-Systems
- Anforderungsanalyse: Erstellen Sie eine Liste von Anforderungen basierend auf Ihrer aktuellen Nutzung und zukünftigen Bedürfnissen. Dies kann Funktionen wie Workflow-Management, Integration mit anderen Systemen oder spezifische Sicherheitsanforderungen beinhalten.
- Marktforschung: Es gibt viele ECM-Systeme auf dem Markt. Untersuchen Sie die verfügbaren Optionen, lesen Sie Bewertungen und holen Sie sich Feedback von anderen Unternehmen, die ähnliche Systeme nutzen.
Datenmigration
- Pilotmigration: Führen Sie zunächst eine Pilotmigration mit einer kleinen Datenmenge durch. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, eventuelle Probleme zu identifizieren und den Migrationsprozess zu optimieren.
- Vollständige Migration: Nach erfolgreichem Pilotversuch können Sie mit der vollständigen Datenmigration beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Backups haben und einen Rollback-Plan im Falle von Problemen.
Schulung der Mitarbeiter
- Schulungsmaterialien: Erstellen Sie detaillierte Schulungsmaterialien und Handbücher, die den Mitarbeitern den Übergang erleichtern.
- Workshops: Organisieren Sie Workshops und Schulungssitzungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen können.
Laufende Überwachung und Anpassung
- Feedback-Sammlung: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Benutzern, um eventuelle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
- Systemaktualisierungen: Halten Sie Ihr ECM-System stets auf dem neuesten Stand, um von den neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates zu profitieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Wechsel von einem traditionellen Filesystem zu einem ECM-System viele Vorteile bieten kann. Es kann die Effizienz steigern, die Sicherheit verbessern und die Compliance erleichtern. Wenn Sie mehr über ECM erfahren möchten, empfehle ich „Das ECM Playbook“ (mein neues Buch, verfügbar ab Q4/2023), das eine umfassende Anleitung zur Implementierung und Nutzung von ECM-Systemen bietet.