In vielen Unternehmen schlummert ein immenses Daten- und Informationspotenzial in unstrukturierten Dokumentenarchiven. Um diese Dokumente nicht nur zu speichern, sondern auch effektiv zu nutzen, ist eine genaue Beschreibung ihrer Eigenschaften unerlässlich. Als Experte für Enterprise Content Management (ECM) kenne ich die Techniken, um Unternehmensdokumente durch detaillierte Metadaten, ausgeklügelte Klassifikationssysteme und präzise Zugriffsrechte aufzuwerten. Hier eine kurze Einführung.
Welche Dokumenteigenschaften sind wichtig?
- Klassifikation und Taxonomie: Strukturieren Sie Dokumente durch eine hierarchische Anordnung von Ordnern, Klassifikationen, Schlagworten und semantischen Verknüpfungen. Dies sorgt auch bei großen Datenmengen für Übersichtlichkeit.
- Metadaten: Ergänzen Sie Dokumente mit Systeminformationen wie Autor, Erstellungsdatum, Version, Sprache und Dokumenttyp. Zusätzlich erfassen Sie fachliche Metadaten (Rechnungsnummer, Vertragsende, …), die zumeist vom jeweiligen Dokumenttyp abhängig sind. Diese Zusatzdaten ermöglichen eine gezielte Suche und Segmentierung.
- Zugriffsrechte: Definieren Sie genau, welche Benutzer, Benutzergruppen oder Rollen (Geschäftsführung, Qualitätsbeauftragte) Dokumente lesen, ändern, freigeben oder löschen dürfen. Eine differenzierte Rechtevergabe schützt sensible Informationen.
- Compliance-relevante Attribute: Integrieren Sie Attribute, die für gesetzliche Vorgaben wie Datenschutzrichtlinien, Aufbewahrungsvorschriften und branchenspezifische Standards relevant sind.
Best Practices für die Erfassung von Dokumenteneigenschaften
Die Erfassung und Beschreibung von Dokumenteigenschaften sollte idealerweise direkt bei der Erstellung oder beim Import neuer Dokumente erfolgen. Hier sind einige bewährte Ansätze:
- Metadatenerfassung in Fachanwendungen: Integrieren Sie die Metadatenerfassung direkt in die von Ihnen genutzten Fachanwendungen (z.B. ERP, CRM,…).
- Automatisierte Klassifikation durch KI: Nutzen Sie IIM(Intelligent Input Management)-Systeme auf Basis künstlicher Intelligenz, um Dokumente automatisch zu kategorisieren und zu verschlagworten.
- Erfassungsmasken im ECM-System: Implementieren Sie spezielle Eingabemasken, die Benutzerinnen und Benutzer beim Speichern von Dokumenten im ECM-System ausfüllen.
- Nachträgliche Datenanreicherung: Überarbeitung und Ergänzung bereits vorhandener Datenbestände, um eine konsistente Dokumentenstruktur zu gewährleisten.
Durch die strukturierte und detaillierte Erfassung von Dokumenteneigenschaften können Unternehmen ihre Dokumente effektiv suchen, analysieren und in digitale Workflows einbinden. Eine gut durchdachte Dokumentenbeschreibung ist eine Investition in die Zukunft!