Immer mehr Unternehmen setzen auf papierlose Prozesse. Dafür gibt es gute Gründe:
- Kosteneffizienz durch geringere Druck- und Papierkosten: Der Wegfall von Druckerpapier und Toner (und natürlich auch von Druckern oder MFPs) führt zu unmittelbaren Kosteneinsparungen. Zudem sinken die Kosten für die Archivierung physischer Dokumente.
- Optimierung von Arbeitsprozessen durch digitale Transformation: Die Digitalisierung von Prozessen fördert den effizienten Informationsaustausch im Unternehmen. Der Bedarf an physischen Dokumenten und interner „Papierpost“ wird minimiert.
- Steigerung der betrieblichen Effizienz: Die digitale Verwaltung von Dokumenten ermöglicht eine schnellere Informationsbeschaffung und das kollaborative Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten, wodurch die Produktivität gesteigert wird.
- Förderung der ökologischen Nachhaltigkeit: Die Reduzierung des Druckvolumens wirkt sich positiv auf den Verbrauch von Ressourcen wie Wasser, Energie und Holz aus, wodurch das Unternehmen aktiv zum Umweltschutz beiträgt.
- Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Verbesserung der Datensicherheit: Die elektronische Dokumentenverwaltung ermöglicht eine lückenlose Protokollierung von Zugriffen und Änderungen, was die Einhaltung von Compliance-Standards erleichtert.
Fazit: Die Umstellung auf papierlose Prozesse und Dokumente lohnt sich – für das Unternehmen und für die Umwelt. Mit einfachen Maßnahmen lässt sich das Druck- und Papieraufkommen reduzieren. Zudem sind digitale Prozesse effizienter und transparenter. Das spart bares Geld, schont die Umwelt und fördert die Digitalisierung.