Letzte Woche hatte ich ein spannendes Gespräch mit dem CEO eines großen Finanzdienstleisters. Wir sprachen über mögliche Digitalisierungsprojekte und kamen dabei auch auf das Thema „Paperless Office“ zu sprechen. Zu meiner Überraschung steht dieses Thema dort nicht wirklich auf der Agenda. Da ein papierloses Büro aber viele Vorteile mit sich bringt, habe ich in diesem Beitrag die wichtigsten Aspekte kurz zusammengefasst. Vielleicht ist dies ein Anstoß für die eine oder andere Organisation, sich näher mit dem spannenden Konzept des papierlosen Arbeitens zu beschäftigen.
Das „papierlose Büro“ ist ein Konzept, das in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat. Durch die zunehmende Digitalisierung haben Papier und Aktenordner ausgedient. Im Folgenden sind die wichtigsten Aspekte des papierlosen Büros zusammengefasst:
Vorteile des papierlosen Büros
- Effizienzsteigerung durch schnellen Zugriff auf Dokumente
- Einsparung von Druck- und Papierkosten
- Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Prozessen
- Verbesserung von Kundenkommunikation und Service
- Schonung der Umwelt durch geringeren Papierverbrauch
- Platzersparnis durch weniger Ablageflächen
Herausforderungen
- Change Management – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich umstellen
- Datensicherheit muss gewährleistet sein
- Software-Lösungen und Scanner erfordern Investitionen
- Ohne Strom und Internet kein Zugriff auf Dokumente
- Geeignete Archivsysteme müssen eingeführt werden
Erfolgsfaktoren
- Schrittweise Einführung der neuen Prozesse
- Schulung der Mitarbeiter
- Klares digitales Archivierungskonzept
- Moderne Software-Lösungen
- Top-down-Unterstützung durch das Management
Die konsequente Digitalisierung aller Arbeitsprozesse und Dokumente erfordert zunächst Investitionen und Veränderungsbereitschaft. Langfristig überwiegen jedoch die Vorteile eines papierlosen Büros bei weitem – sowohl für Unternehmen, ihre Kunden und Partner als auch für die Umwelt.