80% der Unternehmensinformation steckt in Dokumenten. Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Personalakten, Korrespondenz. Die anderen 20% stecken in Fachanwendungen.
Ratet mal, welche 20% gerade für Millionen modernisiert werden. Und welche 80% seit Jahren auf Abteilungslaufwerken vor sich hin altern.
Das ist der Stand der IT-Modernisierung im DACH-Raum, 2026. Wir migrieren SAP, wir bauen Cloud-Infrastrukturen, wir reden über KI-Readiness. Gleichzeitig suchen Mitarbeiter Kundenverträge in Outlook-Postfächern, Bestelldokumente auf persönlichen Laufwerken und Personalakten in Papierordnern zwei Stockwerke weiter.
Mehr als 60% der Unternehmen stufen laut dem CODE/WENDE Report 2025 AT und der entsprechenden Lünendonk Studie ihre geschäftskritischen Anwendungen als veraltet ein. Aber frag mal, ob das Dokumenten-Management (Enterprise-Content-Management) dazugehört. Meistens nicht. Das ECM-System ist in der Modernisierungsplanung schlicht unsichtbar, obwohl es die Grundlage für vieles ist, was danach kommen soll (siehe aktuelle LinkedIn Beiträge).
Kein moderner Rechnungsworkflow ohne strukturierte Dokumentenerfassung. Keine E-Rechnung ohne ein System, das strukturierte elektronische Formate erzeugen und verarbeiten kann. Kein durchgängiges Vertragsmanagement ohne Fristen, Versionen und Berechtigungen. NIS2 verlangt nachvollziehbare Zugriffe, belastbare Protokollierung und klare Berechtigungen. Auch dort, wo kritische Informationen in Dokumenten liegen. Und natürlich. KI-Enablement. Nichts davon liefert ein veraltetes ECM-System oder noch schlimmer ein Abteilungslaufwerk.
Und genau hier wird es doppelt teuer. Einerseits die Regulatorik wie: NIS2, DSGVO, EU-weite Aufbewahrungspflichten. Wer keine nachweisbaren Dokumentenprozesse hat, hat ein Haftungsproblem. Veraltete Content-Infrastrukturen erhöhen das Risiko für Compliance-Verstöße, weil Nachvollziehbarkeit, Zugriffssteuerung und revisionssichere Prozesse oft schlicht fehlen.
Andererseits die stille Kostenseite: Mitarbeiter verbringen laut McKinsey fast 25% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Manuelle Freigaben, fehlende Automatisierung und Medienbrüche zwischen Systemen fressen Produktivität, die in keiner Bilanz auftaucht, aber in jeder Abteilung spürbar ist.
Was dabei oft übersehen wird: Technische Schulden entstehen nicht nur im Code. Sie entstehen auch in Dokumentenstrukturen. Gewachsene Ordnerhierarchien, fehlende Metadaten, verwaiste Repositories. Jede dieser Altlasten macht Migration aufwändiger, Integration fragiler und Automatisierung unzuverlässiger.