Super! KI-Strategie, Use Cases, Roadmap fertig. RAG-Prototyp steht.
Und dann schaut mal in die Dokumentenrealität.
Verträge im Filesystem. Rechnungen im ERP. Protokolle in SharePoint. Technische Zeichnungen in der CAD-Anwendung. Korrespondenz im Archiv. Und Policies als E-Mail-Anhang bei jemandem, der seit 2019 in Pension ist. Und natürlich: Ordnerstrukturen der 2010er Jahre...
Zehn Systeme, zehn Logiken, null Gesamtbild. Aber der KI-Assistent soll bitte "über alle Unternehmensdokumente" arbeiten. Über welche? Aus welchem Silo? In welcher Version?
Und es wird noch besser.
Selbst wenn man die Dokumente findet: Ohne Klassifikation ist ein Vertragsentwurf von 2021 für das Modell fast genauso relevant wie die unterschriebene Fassung von 2023. Ohne Metadaten, ohne Dokumenttypen, ohne Gültigkeitsstatus liefert die KI Antworten. Nur eben die falschen. Mit maximaler Überzeugung.
Und dann sind da noch die Archive. Jahrzehnte an revisionssicher abgelegten Dokumenten. Das gesamte Organisationsgedächtnis, pflichtbewusst eingemauert in TIFF- und PDF/A-Dateien. Write once, read never. Für den Wirtschaftsprüfer zugänglich, für die KI unsichtbar.
Gerade agentische KI-Systeme und RAG-Ansätze leben von sauberer Informationsarchitektur. Ohne sie orchestriert man nur Silos mit höherer Geschwindigkeit.
Das Muster ist in fast jedem Unternehmen dasselbe: Informationen wurden jahrelang verwaltet, ohne sie nutzbar zu machen. Ich sehe das seit vielen Jahren in ECM-Projekten. Und seit ich beide Welten verbinde, ECM und KI, wird es noch deutlicher: Das eine funktioniert nicht ohne das andere.
Es braucht ein Verständnis: Wo liegen welche Dokumente, wie sind sie klassifiziert, welche Systeme sprechen miteinander und welche nicht? Und das Beste daran: Genau dabei kann KI schon heute helfen. Dokumente automatisch klassifizieren, Silos durchleuchten, Zusammenhänge erkennen. KI und Informationsarchitektur sind keine Reihenfolge, sondern ein Kreislauf. Wer beides zusammen denkt, kommt schneller ans Ziel als jeder, der erst aufräumt und dann digitalisiert.