Berechtigungen legen fest, wer ein Dokument sehen, bearbeiten oder löschen darf. Im Dokumentenmanagement hängen sie selten an einzelnen Personen. Sie werden über Rollen, Gruppen und Regeln vergeben, damit sie bei Hunderttausenden Dokumenten noch beherrschbar bleiben.
Wie sie aufgebaut sind
Rollen bilden die Funktion im Unternehmen ab, etwa Personalabteilung oder Vertrieb. Gruppen bilden Abteilungen, Teams oder Projekte ab, und ein Mitarbeiter gehört meist mehreren davon an. Dynamische Zugriffslisten gehen einen Schritt weiter. Sie leiten das Recht aus den Angaben am Dokument ab, zum Beispiel aus der Vertraulichkeitsstufe oder dem Status eines Projekts. Damit hängen Berechtigungen direkt an gepflegten Metadaten.
Was sich bewährt hat
Jeder bekommt nur die Rechte, die er für seine Arbeit braucht. Rechte werden regelmäßig überprüft, vor allem wenn jemand die Abteilung wechselt. Zugriffe werden protokolliert, damit sich im Ernstfall nachvollziehen lässt, wer was gesehen hat.
Bedeutung für KI
Eine KI-Suche oder ein Agent arbeitet mit den Rechten des Anwenders oder mit eigenen Rechten. Beides muss entschieden sein, bevor das erste Dokument in einen Index wandert. Eine RAG-Lösung, die Berechtigungen erst bei der Anzeige prüft, hat die Inhalte schon im Kontext des Modells. Die Prüfung gehört deshalb in den Abruf selbst.
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