Intelligent Document Processing, kurz IDP, ist die Weiterentwicklung dessen, was früher Input Management hieß. Eingehende Dokumente werden erfasst, klassifiziert, ausgelesen, geprüft und an das richtige System übergeben. Ob sie auf Papier, per E-Mail oder über ein Portal kommen, spielt keine Rolle.
Von OCR zu KI
Lange war die Texterkennung das Herzstück. Sie macht aus einem Bild Zeichen, versteht aber nicht, was sie liest. Für jede Rechnungsart brauchte es Vorlagen und Regeln. KI-Modelle erkennen heute Dokumentart, Absender und Beträge auch bei unbekannten Layouts und verstehen den Zusammenhang einer Seite. Der Aufwand für Vorlagen sinkt deutlich.
Wo die Grenzen liegen
Die Automatisierung trägt bei den Standardfällen. Der Aufwand steckt in den Ausnahmen, etwa bei fehlender Bestellnummer, Teillieferungen oder abweichenden Beträgen. Wer diese Fälle vorher nicht kennt und ihren Weg nicht festlegt, verschiebt die Arbeit nur an eine andere Stelle. Die Prüfung der ausgelesenen Werte und klare Zuständigkeiten bei Unsicherheit gehören deshalb zum Prozess. Die erfassten Angaben werden zu den Metadaten, mit denen das Dokument später gefunden und weiterverarbeitet wird.