ECM hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Aus der digitalen Ablage sind Content-Services-Plattformen geworden, die Inhalte mit KI auswerten und in Prozesse einbinden. Damit ist ECM eine Infrastrukturentscheidung auf dem Niveau von ERP oder CRM.
Viele Mittelständler haben diesen Schritt noch vor sich. Oft fehlen dafür eine Content-Strategie und saubere Datenstrukturen, ebenso eine Architektur, die über die Ablage hinausreicht. Drei Themen bestimmen die Agenda.
Regulierung wird zum Architekturthema
Je nach Einsatz fallen KI-Funktionen im ECM unter den EU AI Act, etwa bei Klassifikation, Extraktion oder Texterstellung. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme gelten nach dem Digital Omnibus ab Dezember 2027 statt August 2026 (Zustimmung des Rates am 29. Juni 2026). Eine dokumentierte Governance braucht es trotzdem schon jetzt, weil Prüfer und Kunden danach fragen. Parallel erhöht NIS2 die Anforderungen an die Cybersicherheit. Betroffen sind 18 Sektoren und in der Regel Unternehmen ab 50 Beschäftigten oder 10 Millionen Euro Umsatz, darunter viele Mittelständler.
KI braucht ein Fundament
Die Versprechen rund um agentische KI und autonome Workflows sind groß. Im BARC Trend Monitor 2026 steht dennoch das Datenqualitätsmanagement an erster Stelle, vor generativer und agentischer KI. Ein großer Teil der erhofften Produktivität geht in Nacharbeit verloren, wenn Metadaten fehlen oder Strukturen über Jahre gewachsen sind.
Altsysteme werden zum Risiko
Viele ECM-Installationen im Mittelstand beruhen auf Architekturen, die vor zehn Jahren aktuell waren. Häufig fehlen Programmierschnittstellen, und der Herstellersupport läuft aus. Wer daran festhält, kann KI nur eingeschränkt nutzen und erfüllt regulatorische Anforderungen nur mit Aufwand. ECM-Modernisierung ist deshalb Teil der IT-Modernisierung insgesamt.
Die Reihenfolge
Datenqualität und Governance kommen vor KI-Funktionen, die Architektur vor der Werkzeugwahl. Am Anfang steht ein ehrliches Bild vom Ist-Zustand, von der Architektur über die Datenqualität bis zur Compliance.