Eine KI-Suche über Unternehmensunterlagen ist nur so vertraulich wie die Berechtigungen, die sie beachtet.
Für die Antwort gelten dieselben Grenzen wie für das direkte Öffnen eines Dokuments. Was ich nicht lesen darf, darf ich auch über eine Zusammenfassung oder ein Zitat nicht erfahren. Schon ein Dokumenttitel oder ein kurzer Auszug in der Trefferliste kann Vertrauliches verraten, etwa bei Personalakten.
Ein verbreiteter Aufbau legt den Suchindex mit einem technischen Konto an, das alles lesen darf. Werden die Rechte zum Zeitpunkt der Abfrage nicht geprüft, sieht jeder Nutzer, was dieses Konto sieht. Schnittstellen, die im Namen des anfragenden Nutzers auf das ECM zugreifen, nehmen dem Projekt hier viel Arbeit ab.
Deshalb gehören Berechtigungen in die erste Planungsrunde. Zu klären ist, mit wessen Identität die KI sucht und wann sie Zugriffsrechte prüft. Ebenso, wie schnell ein entzogenes Recht in der Suche ankommt, etwa nach einem Abteilungswechsel.
Ein Test mit zwei Personen gleicher Rechte zeigt davon wenig. Aussagekräftig wird er mit unterschiedlichen Rollen und gezielten Fragen nach Inhalten, die für die jeweilige Rolle gesperrt sind.
Gewachsene Berechtigungen waren schon bei jeder DMS-Migration ein Thema. KI macht sie sichtbarer, weil sie Inhalte leichter zugänglich macht. Ein KI-Projekt ist deshalb ein guter Anlass, die bestehenden Rechte mit der tatsächlichen Zusammenarbeit abzugleichen.