Teil 4 von 6 der Serie „KI im Projektmaschinenraum“.
Eine Vorstandsvorlage, sauber aufgebaut: Budgetpfad, Risikobewertung, klare Empfehlung. Auf Nachfrage stammt die Risikobewertung aus einem KI-Tool. In der Vorlage steht davon kein Wort. Solche Situationen häufen sich, und sie fallen meist erst auf, wenn eine Entscheidung später hinterfragt wird, vom Aufsichtsrat, vom Wirtschaftsprüfer oder im Streitfall mit einem Lieferanten.
Sobald KI-Analysen in Lenkungsausschüsse und Vorstandsvorlagen einfließen, gilt ein neuer handwerklicher Standard. Der regulatorische Rahmen steht längst: Der EU AI Act bringt Transparenz- und Dokumentationspflichten, DORA und NIS2 eigene Anforderungen an Nachvollziehbarkeit in Finanzwirtschaft und kritischer Infrastruktur. Oft landen diese Themen gleichzeitig auf dem Tisch, mit Vendor-Wechseln und KI-Use-Cases. Eine konsolidierte Reihenfolge ist mehr wert als drei Einzelkonzepte.
Für die tägliche Arbeit hat sich ein einfaches Prüfraster bewährt. Fünf Fragen, die jede KI-gestützte Entscheidungsvorlage beantworten sollte:
1. Datenbasis. Welcher Datenstand lag zugrunde, von welchem Datum, mit welchem Umfang? Eine Risikobewertung auf sechs Wochen alten Exporten ist eine historische Betrachtung.
2. Werkzeug. Welches Modell oder Tool hat gerechnet, in welcher Konfiguration? Ein Satz genügt.
3. Validierung. Wer hat das Ergebnis fachlich geprüft und steht mit seinem Namen dafür? KI-Output ohne benannten Validierer ist ein Entwurf.
4. Reproduzierbarkeit. Lässt sich die Aussage mit denselben Daten und demselben Werkzeug wiederholen? Wo nicht, gehört der Unsicherheitsgrad in die Vorlage.
5. Kennzeichnung. Wo ist der KI-Anteil ausgewiesen? Gremien gehen mit KI-gestützten Analysen gut um, wenn sie wissen, dass es welche sind.
Ein bewährtes Prinzip aus wissensbasierten KI-Agenten lässt sich direkt übertragen. Jede Aussage trägt Quelle, Datum und Confidence. Ein Forecast mit diesen Angaben übersteht jede Gremiendiskussion. Ohne sie bleibt er eine Meinung mit Nachkommastellen. Verwandt ist die Idee, Aussagen mit Labels zu kennzeichnen.
In der Umsetzung empfiehlt sich ein unspektakulärer Weg: Die fünf Fragen wandern als fester Abschnitt in das Vorlagen-Template des PMO, neben Budget und Risiken. So beantwortet sie jeder Ersteller routinemäßig, und die Diskussion verlagert sich von der Grundsatzfrage, ob KI zulässig ist, auf die Frage, wie gut der KI-Anteil belegt ist. Gremien fordern diese Transparenz erfahrungsgemäß bald selbst ein.
Die fünf Prüffragen passen auf eine Seite und kosten wenige Minuten. Sie machen KI-Unterstützung auditierbar. Genau dort entsteht das Vertrauen, das Gremien brauchen, um KI-gestützten Vorlagen denselben Rang einzuräumen wie klassisch erarbeiteten.
Im nächsten Teil geht es um den Menschen: wie sich die Rolle der Projektleitung verändert.