„Das müsste irgendwo liegen.“ Hinter dem Satz steht meist eine genauere Frage. Welche Fassung gilt, und ist sie unterschrieben?
Wer einen Vertrag sucht, will wissen, ob die gefundene Fassung die unterschriebene ist und ob es inzwischen einen Nachtrag gibt. Eine Suche kann diese Unterschiede nur zeigen, wenn die Angaben dahinter stimmen. Dazu gehören Status, Datum, Zuständigkeit und die Beziehungen zwischen Dokumenten.
KI erleichtert den Zugang, und sie muss dabei dieselben Berechtigungen beachten wie jeder andere Weg zu den Dokumenten. Sie versteht Fragen in Alltagssprache und führt passende Textstellen zusammen. Die Antwort klingt dabei gleich überzeugend, ob sie auf der gültigen Fassung beruht oder auf einer überholten Arbeitsfassung.
Volltextsuche und Enterprise Search haben schon versprochen, das Ordnen überflüssig zu machen. Jetzt verspricht es der KI-Assistent. Bisher hat sich gezeigt, dass die Qualität der Treffer an den Metadaten hängt. Die Entwicklung von der Metadatensuche bis zur agentischen Suche habe ich im März ausführlicher beschrieben: Wie die Suche im ECM unsichtbar wird
Ein Suchergebnis ist dann gut, wenn ich damit weiterarbeiten kann und erkenne, warum ich ihm vertrauen darf.