„Wir wollen KI einsetzen“ ist ein verständlicher Wunsch. Als Projektziel taugt er wenig, weil sich daran nichts messen lässt.
Greifbar wird es bei einzelnen Aufgaben. Eingehende Dokumente einem Vorgang zuordnen. Angaben aus Rechnungen vorschlagen. Lange Akten zusammenfassen. Fragen anhand interner Unterlagen beantworten, mit den passenden Berechtigungen. Für jede dieser Aufgaben lässt sich prüfen, wie viel Zeit sie spart und wie oft das Ergebnis stimmt. Der Aufwand für Korrekturen gehört in dieselbe Rechnung.
Am besten eignet sich eine häufige, überschaubare Aufgabe, für die es Beispiele gibt und Menschen, die ein gutes Ergebnis erkennen. Das Pareto-Prinzip gilt hier wie bei jeder ECM-Einführung. Ein kleiner Teil der Anwendungsfälle trägt den größten Teil des Nutzens.
Zum Test gehören die schwierigen Fälle. Schlecht gescannte Unterlagen und widersprüchliche Angaben zeigen schneller als jede Vorführung, ob eine Lösung im Alltag trägt.
Ebenso wichtig ist der Umgang mit Fehlern. Vor dem Start sollte feststehen, was automatisch weiterlaufen darf und was jemand prüft. Für manche Fragen ist die richtige Reaktion der KI, keine Antwort zu geben.
Bei den Workflow-Projekten der 2000er war es ähnlich. Die erfolgreichen begannen mit einem einzelnen Prozess und wuchsen von dort aus weiter. KI ändert daran wenig, sie macht den ersten Schritt nur schneller sichtbar.
Ein kleiner Anwendungsfall mit messbarem Nutzen ist die belastbarste Grundlage für den nächsten.